关于做好2021年度各类档案材料归档及相关工作的通知

校内各单位：

    根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局27号令）文件精神、按照中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）和《湖北第二师范学院档案管理办法》相关要求，为切实做好2021年度学校各类档案材料归档工作，现将有关事项通知如下：

    一、归档范围

    （一）2021年度学校在从事招生、教学、科研、管理、建设等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。归档范围按《湖北第二师范学院档案馆三合一制度》执行，电子档案的归档按照《湖北第二师范学院电子文件归档与管理暂行规定》（鄂二师院行2008]46号）执行。

    （二）学校新型冠状病毒肺炎疫情防控相关材料。

    （三）学校精准扶贫工作相关材料。    

    二、归档时间及地点

    （一）地点：档案馆（图书馆二楼大厅左边）

    （二）时间安排：

    1.党群、行政、教学（文书）、科研（文书）、基建（文书）、设备（文书）、出版、外事、财会（文书）、声像、实物类档案于2022年6月20日前完成归档。

    2.2021年毕业生学籍档案（全日制、成教、自考）于2021年12月1日前完成归档。

    3.基建项目档案在项目完成后3个月内，由基建处统一向档案馆归档。

    4.科研项目档案在项目完成后2个月内课题组立卷移交科研处，由科研处统一向档案馆归档。

    5.重大活动档案在活动结束后2 个月内归档。

    6.会计档案按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79 号）执行。

    三、归档要求

    （一）归档文件材料应齐全完整，纸质文件材料应为原件，上级来文与文件处理单并存，文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。

    （二）文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料，字迹、印信等应清晰、完整，文件签发手续完备，责任者和成文时间应标明；声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好；电子数据需要脱机归档。

    （三）实行纸质文件、电子文件双套归档制，电子文件与纸质文件同时归档。各部门纸质文件归档的同时，须在管理软件系统中上传与纸质件一致的电子扫描件（PDF格式）。系统录入内容完整，无误。纸质文件、系统录入及移交清单三者内容须完整、一致。

    （四）声像材料归档时应附有标题，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。各学院务请将2021届本科、专科毕业生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影（纸质版和电子版）及时移交。

    （五）各部门、各单位应充分认识档案工作的重要性，高度重视档案材料归档工作，加强组织，统筹安排，为本部门兼职档案员提供充分的条件和时间，确保其在规定时间内，高质高效完成本单位的立卷归档工作。

    （六）历年应归档但尚未归档的材料，请各部门、各单位认真检查，查遗补漏，及时归档。

    四、归档程序

    1.归档单位兼职档案员将本部门档案材料汇总集中后进行整理（具体操作见附件1）；

    2.完成档案系统在线归档（），并按录入顺序依次将纸质文件逐一扫描（PDF格式）并上传（具体操作见附件2）；

    3.录入、上传完毕后，在档案管理系统内申请审核（档案馆对应在线审核人员名单详见附件3），档案馆审核通过后，从系统导出、打印《湖北第二师范学院档案移交清单》，（一式两份、签字盖章），在规定时间内与归档材料一并移交档案馆，档案馆在接收纸质档案的同时接收电子数据。

请各单位高度重视档案的归档工作，完整、按时移交本单位档案。

因学校机构调整，请新增部门或兼职档案员有变化的部门将兼职档案员的名单报档案馆。

    五、联系方式

    （一）联系电话：52104843、52104834

    （二）学校档案管理工作群QQ:10620503

    附件：1.归档文件整理操作指南

          2.档案管理系统在线归档操作指南

          3.部门用户名、初始密码及档案馆对应审核人员一览表

                                                             图书馆（档案馆、校史馆）

                                  2022年3月7日

附件1

归档文件整理操作指南

    为适应档案管理规范化、信息化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合学校档案工作实际，制定本操作指南。

本指南所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料。其他门类档案可以参照执行。

    1.收集

    1.1收集的要求

    文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠、及时有效。

    1.2收集的方法

    1.2.1做好平时文件材料的收集积累工作，文件办理完毕后，及时收集。

    1.2.2做好年终集中归档，年终进行全面检查梳理，防止积存和散失。

    2.整理

    2.1组件

    2.1.1件的构成

    归档文件一般以每份文件为一件（“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目）。

    具体情况如下：

    正文、附件为一件；

    文件正本与定稿为一件；

    转发文与被转发文为一件；

    原件与复制件为一件；

    正本与翻译本为一件；

    中文本与外文本为一件；

    报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

    简报、周报等材料一期为一件；

    会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

    来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；

    有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

    2.1.2件内文件排序

    正文在前，附件在后；

    正本在前，定稿在后；

    转发文在前，被转发文在后；

    原件在前，复制件在后；

    不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；

    来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

    有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

    2.2分类

    将完成组件的档案按“年度—保管期限—机构（问题）”进行三级分类。

    第一级：年度

    将归档文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

    第二级：保管期限

    将文件按划定的保管期限分类。分为永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10），具体参见《湖北第二师范学院档案馆三合一制度》。

    第三极：机构

    将文件按其形成或承办机构分类。

    2.3排列

    归档文件应在分类方案的最低一级类目内（即同一年度、同一保管期限、同一机构），按时间结合事由排列。具体如下：

    同一事由的归档文件应集中排列在一起；

    同一事由中的归档文件按文件形成先后顺序排列；

    不同事由的归档文件应按照办结时间顺序排列；

    会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

    2.4编号

    2.4.1编号

    归档文件经分类、排列等系统整理后在同一年度、同一保管期限、同一机构内逐件预编制件号，每类件号均从“0001”开始编流水号。

    2.4.2修整

    归档文件应当按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应当在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

    2.4.3编页

    以件为单位编制页码。页码应当逐页编制（包括封面），用铅笔分别标注在文件有图文页面的正面右上角或背面左上角的空白位置；没有内容的空白页不编页码；已印制成册并编有页码的，或拟编制页码与文件原有页码相同的，保持原有页码不变。

    3.著录

    在档案管理系统中进行信息著录（具体操作流程详见附件2）。归档文件应逐件著录，一件一条目录；著录应当准确、详细，便于检索。著录的项目具体如下：

    3.1档号

    档号的格式为：全宗号—年度—保管期限—机构—件号，例如：

    1-2021-Y-XZ11-0001；1-2021-D30-XZ17-0001。

    全宗号为“1”；

    年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年；

    保管期限分为永久（Y）、定期30年（D30）或定期10年（D10）；

    机构为校内机构代码（详见附件3）；

    件号为文件排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0” 补足。

    3.2正题名

    文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。题名中若出现日期、数字等一律用阿拉伯数字著录。

    3.3文号（文件编号）

    文件的发文字号，文号中的年度用六角括号“〔〕”括入；没有文号的，不用标识。

    3.4责任者

    制发文件的组织，即文件的发文机关或署名者，用全称。

    3.5密级

    按文件实际标注情况填写；没有密级选择内部。

    3.6文件形成时间

    文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日（8位阿拉伯数字），如20210909。

    3.7页数

    每一件归档文件的页面总数，文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图表等）的页面为一页，空白页不计。

    3.8备注

    文件需要补充和说明的情况，包括修改、补充、移出等。没有则不填写。

    4.扫描

    文件目录信息著录完成以后，将扫描文件逐条上传至对应的文件条目（具体操作流程见附件2），上传的扫描文件要求与纸质件保持一致（红头、红章、页码齐全），分辨率不低于300DPI，无明显歪斜、黑边，PDF格式。

    5.移交

    系统中文件目录数据录入完毕，电子文件上传完成后，申请审核（档案馆在线审核人员名单详见附件4），档案馆审核通过后，从系统导出、打印《湖北第二师范学院档案移交清单》（一式两份、签字盖章），与归档材料一并移交至档案馆，档案馆实行纸质文件、电子文件双套归档制，在接收纸质档案的同时接收电子数据。

附件2  

档案管理系统在线归档操作指南

（武汉圣合数字档案管理系统）

刘俊    童杨

    1.登录系统

    使用IE浏览器登录网址进入湖北第二师范学院档案管理系统，输入用户名及密码。

    2.录入目录数据

    可采用系统新建条目方式著录或导入Excel文件形式。

    方式一：直接添加

    （一）简化卷：

    在系统页面左侧，依次点击：档案收集—收集整理—对应类别（各部门档案所属类别，请咨询档案馆对应审核工作人员（名单见附件3）例如：行政）—卷内（简化卷）—录入；在弹出的界面中依次著录：全宗号—年度—分类号—保管期限—机构—件号—文号—文件题名—责任者—密级—成文日期—页数—份数—整理人—整理日期；上述信息著录完毕检查无误后点击“保存并添加”，可保留当前目录信息，进入第二条目录的著录。

    全宗号：统一填写为 “1”

    年度：交的是哪一年的档案，填写四位数的年度数字，如 “2021”

    分类号：咨询档案馆对应审核工作人员（名单见附件3）后勾选

    保管期限：咨询档案馆对应审核工作人员（名单见附件3）后勾选相应选项

    机构：咨询档案馆对应审核工作人员（名单见附件3）后填写

    件号：四位数的阿拉伯数字，例如第一件，填写“0001”，第二件填写“0002”

    文号：文件编号，例如“鄂二师院行〔2021〕14号”

    文件题名：文件标题，须一字不漏，完整填写

    责任者：发文单位（与文件落款公章一致）

    密级：统一填写“内部”

    成文日期：文件落款处的日期，采用八位数阿拉伯数字填写，例如“20210416”（非常重要，格式一定不要错）

    页数：页数=文件+拟稿单（签批单）+底稿

    份数：统一填写“1”

    整理人：本部门兼职档案员老师姓名

    整理日期：录入当天的日期，采用八位数阿拉伯数字填写，例如“20220528”（非常重要，格式一定不要错）

    （二）传统卷（基建、出版、审计项目、科研等档案）：

    基建档案等传统案卷结构的档案需要先录入案卷(盒)数据，然后点击案卷级别数据，在下方页面再录入卷内(件)数据。

    方式二：导入Excel文件

    在录入界面中点击更多→导入导出→数据导入，点击下载模板，并按模板编辑数据录入；

简化整理只需下载“卷内（件）模板”，

案卷整理需要下载“案卷模板和卷内（件）模板”

    打开模板表格后红色字段为必填字段（请勿修改字段名称）避免后期数据导入字段无法对应

    按表格模板进行数据录入完成后，点击“更多”-“导入导出”-“数据导入”；

简化方式选择只需在“卷内数据”一栏点击“浏览”找到需要导入的表格后选择下一步；

    案卷方式需要同时案卷数据和卷内数据两栏点击浏览找到对应表格后点击下一步；

    简化卷方式导入：

    点击左上角“自动对应”功能按钮将excel字段列与系统结构字段列相对应，确认无误后点击下方“导入”按钮

    传统卷方式导入：

    分别点击数据导入页面上方卷内级结构标签和案卷级结构标签的“自动对应”功能按钮将excel字段列与系统结构字段列相对应，并确认“按照关联规则导入“，确认无误后点击下方“导入”按钮

    3.添加电子文件

    首先，进入需要挂接的门类，选择需要挂接的数据点击操作栏目下的小铅笔图案（注：案卷节点无法挂接需要进入卷内级挂接）

     切换到正文附件，点击添加

    点击选择文件并在弹出的窗口中选择此数据的扫描文件并点击打开

    点击上传，重复上一步将该条目所有扫描文件都选上，然后点击上传，再点击保存完成文件上传挂接

    4.档案移交

    当条目数据著录完整无误以后，可以勾选条目点击“移交”功能按钮，根据系统提示移交数据条数，确认无误后点击“确认”按钮发起档案移交审批流程

    系统显示档案移交申请单基本信息（移交人、移交结构、档案类型、移交日期及移交总数、总页数），点击“提交”按钮后选择审批人审批

    档案馆审核工作人员请注意：

    部门兼职档案员成功发起提交后，档案馆审核人员可以在个人中心—协同管理中查看发起的移交申请并审核。

    审核同意后在档案管理—移交接收—接收管理中接收数据。

点击接收，然后选择接收结构后确认即可

    5.档案移交如未通过

    档案移交如未通过，可在个人中心—协调管理中—待办中查看申请单信息，在审批意见中查看审核人员留下的未通过原因，对数据改正后再次发起移交

    6.打印移交目录

    勾选数据点击上方“打印”功能按钮，系统弹出报表打印页面选择需要打印的报表模板进行打印，同时也可以不勾选数据直接点击“打印”功能按钮通过设置筛选条件进行打印；

    移交清单需移交部门领导、兼职档案员签字并加盖部门公章，档案馆审核人员及部门领导签字并加盖公章，一式两份，移交双方部门各执一份。

附件3

部门用户名、初始密码及档案馆对应审核人员一览表